Définissez une arborescence commune par activité, client ou année et expliquez où enregistrer chaque type de document. Évitez les dossiers personnels qui deviennent inaccessibles lorsqu’un collaborateur est absent.

Adoptez une convention de nommage lisible, par exemple date, sujet et version. Une règle simple et partagée vaut mieux qu’une organisation complexe que personne ne suit.

Dans un espace partagé, précisez les droits de modification et d’accès. Archivez les projets terminés selon une durée définie et supprimez les doublons après vérification. Cette discipline facilite la recherche et réduit le risque d’envoyer une ancienne version à un client.